การเป็นผู้ใช้คอมพิวเตอร์อย่างพวกเราจะคงเคยเจอกับหน้าต่างบันทึกไฟล์กันมาแล้วใช่หรือไม่? หลายคนบางทีอาจจะยังไม่เคยสนใจว่าในกลุ่มตัวอักษรข้างหน้าซึ่งเป็นช่องสำหรับกรอกชื่อไฟล์นั้น มันคืออะไร และมีความสำคัญอย่างไรบ้าง? ในบทความนี้เราจะมาอธิบายและชี้แจงถึงชื่อไฟล์เริ่มต้นที่ถูกกำหนดไว้เมื่อเราบันทึกไฟล์ อย่างชัดเจน
ก่อนอื่น เรามาทำความเข้าใจกันว่า ไฟล์คืออะไร? ในคอมพิวเตอร์ เมื่อลูกค้าทำการบันทึกไฟล์ จริงๆ แล้วสิ่งที่เกิดขึ้นก็คือ ทั้งหมดจะถูกบันทึกลงจัดเก็บไว้ในการ์ดแค่ละตำแหน่งในฮาร์ดดิสก์ โดยไฟล์ประกอบด้วยข้อมูลดิบ ที่มีเนื้อหาแตกต่างกันไปตามประเภทของไฟล์ เช่น วีดีโอ เสียง รูปภาพ ข้อความ ไฟล์เอกสารหรือแม้แต่ไฟล์ระบบที่จะใช้บ่อยก็ยังมีอยู่ด้วย เช่น ไฟล์ Batch File, Shell Script, Configuration File ฯลฯ
ทำไมต้องตั้งชื่อไฟล์?
ตอนนี้เรามาเข้าไปดูที่ด้านหน้าของช่องเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่ใช้สำหรับใส่ชื่อไฟล์กัน ช่องนี้นั้นเป็นส่วนที่สำคัญมาก เพราะหากไม่มีการตั้งชื่อไฟล์ก็จะทำให้จำเป็นต้องลองเปิดไฟล์ทั้งหมดเพื่อหาไฟล์นั้นๆ ที่ต้องการ ซึ่งหากไฟล์มีจำนวนมากเกินไป ก็อาจทำให้เสียเวลาและพลาดไปได้ง่ายๆ
การตั้งชื่อไฟล์ให้เหมาะสมจึงมีความสำคัญอย่างมาก ชื่อไฟล์ที่ถูกตั้งมาอาจจะใช้ในการประเมินเกี่ยวกับสิ่งที่เกี่ยวกับการรักษาไฟล์ว่ามีภาพรวมในกลุ่มไฟล์ประเภทเดียวกันหรือไม่ จะบอกสิ่งที่อยู่ด้านในไฟล์ เช่น วัตถุประสงค์ของไฟล์ ผู้เขียน ขนาดไฟล์ ประเภทของไฟล์ อาจจะมีแม้แต่วันที่ เวลาที่สร้างไฟล์ด้วย
การตั้งชื่อไฟล์ขึ้นอยู่กับการใช้งานแต่ละคน ที่บางครั้งอาจจะไม่ได้ละเลยสิ่งสำคัญ เช่น การตั้งชื่อไฟล์ต้องเป็นภาษาอังกฤษ เพื่อให้หาไฟล์ได้ง่ายดาย สร้างความเข้าใจชัดเจนกับผู้ที่มีการเข้าถึงไฟล์ เป็นต้น
ชื่อไฟล์เริ่มต้นที่ถูกกำหนดเมื่อบันทึก
ถึงแม้ในช่วงต้นการสร้างไฟล์ เรามักจะตั้งชื่อไฟล์เริ่มต้นเอง แต่ในระหว่างที่เรากำลังแก้ไขไฟล์ หรือผลิตภัณฑ์กำลังอยู่ระหว่างการพัฒนา เวลาบันทึกไฟล์เราอาจจะกำหนดไม่ได้ว่าจะตั้งชื่อไฟล์ยังไง
ในกรณีนี้ โปรแกรมฯ จะใช้ชื่อไฟล์เริ่มต้นที่ถูกกำหนดไว้ในตัวเป็นชื่อไฟล์ประจำตัว ตัวอย่างเช่น หากเราสร้างไฟล์แบบใหม่ แล้วบันทึกลงครั้งแรก โปรแกรมได้กำหนดเป็น Document1.docx เรารู้สึกว่าชื่อไฟล์นี้ไม่ได้มีความหมายอะไรเป็นพิเศษ แต่โปรแกรมได้กำหนดชื่อไฟล์นี้เพื่อช่วยลดความสับสนถึงหลายจุด
เมื่อเราทำการบันทึกไฟล์ โปรแกรมก็จะใช้ชื่อไฟล์เริ่มต้นนี้เพื่อบันทึกเป็นประเภทไฟล์ที่เลือกไว้ เช่น Microsoft Word จะบันทึกไฟล์ Document1.docx เป็นต้น
ผลกระทบเมื่อตั้งชื่อไฟล์ไม่ได้ดี
สิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อเราไม่ได้ตั้งชื่อไฟล์ให้ดี คือ เวลาค้นหาไฟล์มันจะช้าลง บางทีพวกเราอาจจะไม่สามารถหาไฟล์นั้น ๆ ได้เลย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องการตั้งตั้งไฟล์เดียวกันใหม่อีกครั้ง แต่ชื่อไฟล์เดิมยังอยู่ จะต้องทำงานเพิ่มเติมเพื่อเปลี่ยนชื่อไฟล์ การประมวลผลกระทบที่เกิดขึ้นมันไม่เล็กน้อย บางครั้งเราอาจจะได้รับผลกระทบด้านความไวและความจำเป็น หรือการนั่งหาไฟล์ไปเลยได้ก็เป็นได้
การตั้งชื่อไฟล์ที่ดี
ให้ลองประเมิณตั้งชื่อไฟล์ตามเกณฑ์ต่อไปนี้ เพื่อให้ได้ชื่อไฟล์ที่ครอบคลุมประเภทของไฟล์ กระทั่งแทบไม่ต้องเปิดไฟล์ดูก็ดูสาระสำคัญได้และอ่านง่าย
– ให้ใช้การสั้น แต่ไม่ต้องสั้นจนเกินไปเหมาระหว่างการอ่านง่ายกับความคล้ายคลึงกันของไฟล์
– ไม่ใช้สัญลักษณ์พิเศษเช่น #, %, &, $ เป็นต้น
– รักษารูปแบบไฟล์ของชื่อไฟล์ ให้แม่นยำ เช่น .doc, .pdf, .jpg, .xlsx เป็นต้น
– ควรคำนึงถึงเป้าหมายหลักของไฟล์
– อย่าลืมเพิ่มเวลาในชื่อไฟล์เพื่อช่วยตอบไขปัญหาหากมีไฟล์ซ้ำกันอยู่หลายตัว
– ปรับปรุงชื่อไฟล์เข้ากับเนื้อหาไฟล์ เช่นถ้าไฟล์มีส่วนของข้อมูลวันที่ แยกประเภทด้วยช่วงเวลาหรือเดือน
การตั้งชื่อไฟล์อาจจะดูเหมือนว่าไม่ใช่เรื่องมีความสำคัญ แต่คุณจะเห็นได้ว่าถ้าตั้งชื่อไฟล์ไม่ดีและต้องอ่านทั้งสิ้น เราอาจกลายเป็นเวลานานเพียงเพราะพลวงและหาข้อมูลชั่วคราว ดังนั้นให้ตั้งชื่อไฟล์ด้วยความรอบคอบและคำนึงถึงผู้ใช้บางกลุ่มที่จะเข้าถึงหรือให้ข้อมูลดี หากเราทำเช่นนี้เราจะตระหนักว่าการตั้งชื่อไฟล์เป็นอย่างมากสำหรับจัดการไฟล์ของเราและช่วยเราที่จะหาข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย ดังนั้นแนะนำให้ก้อปเท็กซ์ชื่อไฟล์ที่ถูกต้องที่สุดไปใช้กับไฟล์อื่น ๆ ที่เหมือนกันเพื่อเป็นแบบอย่างในการตั้งชื่อสำหรับไฟล์ใหม่ที่จะสร้างในอนาคต.
