ในการจัดเก็บข้อมูลที่มีหลายหมวดหมู่และจำนวนมาก การใช้งานโปรแกรม Excel สามารถช่วยอำนวยความสะดวกในการจัดเก็บข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่นการเข้ารหัสชื่อและนามสกุล เพื่อปกปิดและคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล จึงเป็นเรื่องที่น่าสนใจและมีความสำคัญในการจัดการข้อมูลส่วนตัว
การเข้ารหัสข้อมูลชื่อและนามสกุลด้วย Excel จะช่วยให้เก็บข้อมูลได้อย่างปลอดภัยและเป็นกันเอง เนื่องจากข้อมูลชื่อและนามสกุลของบุคคลที่บันทึกไว้ไม่สามารถอ่านหรือเข้าถึงได้โดยง่าย ซึ่งจะช่วยลดความเสี่ยงในการดักรับข้อมูลส่วนบุคคลของผู้อื่นหรือมิจฉาชีพโดยมาก
วิธีการเข้ารหัสข้อมูลชื่อและนามสกุลด้วย Excel ได้แก่
1. เลือกเซลล์ที่ต้องการเข้ารหัสข้อมูล
2. กดปุ่ม “กำหนดรูปแบบเซลล์” หรือคลิกขวาที่เซลล์แล้วเลือก “รูปแบบเซลล์”
3. เลือก “ทั่วไป” ที่ช่อง “Category” และเลือก “ตัวเลข” ที่ช่อง “Type”
4. กรอกพาสเวิร์ดที่ต้องการให้เป็นสตริง (string) ในช่อง “วันที่และเวลา” (Date and Time) อย่างไรก็ตาม รหัสของการเข้ารหัสพบปัญหาเนื่องจากเป็นสตริง และไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้โดยง่าย
5. คลิก “ตกลง” เพื่อเสร็จสิ้นการเลือกและปรับเปลี่ยนค่าของเซลล์
การใช้เทคนิคนี้จะช่วยรักษาความเป็นส่วนตัวของข้อมูลชื่อและนามสกุลได้โดยมีการทำงานที่รวดเร็ว และไม่จำเป็นต้องใช้โปรแกรมของบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาตให้ใช้ทำสิ่งที่ผิดกฎหมาย
นอกจากการเข้ารหัสข้อมูลชื่อและนามสกุลด้วย Excel ยังสามารถใช้โปรแกรมที่ถูกต้องและเป็นกันเองเช่น Access หรือ SQL Server เพื่อจัดการข้อมูลส่วนบุคคลในรูปแบบที่มีความมั่นคงและปลอดภัยเช่นเดียวกับข้อมูลระบบบัญชี
แต่การใช้ยูสเซอร์และพาสเวิร์ดเพื่อเข้าถึงฐานข้อมูลเป็นวิธีที่อาจผิดปกติในบางกรณี ดังนั้นการใช้งาน Excel เพื่อเข้ารหัสข้อมูลชื่อและนามสกุลยังคงเป็นวิธีการที่ดีและปลอดภัยที่สุดสำหรับการจัดการข้อมูลส่วนตัว
