Excel เป็นโปรแกรมที่มีการนำมาใช้ในการจัดการข้อมูลและการวิเคราะห์ข้อมูลอย่างกว้างขวาง มีหลายองค์กรและบริษัทมีการนำ Excel มาใช้งานอย่างแพร่หลาย เพราะ Excel มีผลิตภัณฑ์และฟังก์ชันที่สามารถช่วยให้การจัดการข้อมูลวิเคราะห์เป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ในบทความนี้จะเน้นไปที่วิธีการแยกชื่อนามสกุลด้วย Excel ซึ่งถือเป็นหัวข้อที่น่าสนใจและมีประโยชน์ในการใช้งาน Excel ไปดังนั้นจึงคุ้มค่าที่จะมาเรียนรู้กัน
การแยกชื่อนามสกุลของบุคคลสามารถทำได้โดยใช้ฟังก์ชันของ Excel โดยสิ้นเชิงเป็นการเข้าใจตัวอักษรและตำแหน่งดังนั้นสมารถแยกชื่อนามสกุลของบุคคลออกเป็นส่วนย่อยๆ ได้ตามความจำเป็น ซึ่งจะมีหลายวิธีการทำ เช่นหากมีข้อมูลเช่น “นายสมชาย ใจดี” หรือ “นางสาว แมรี่ โจ๊ก โก๊ะ” จะทำการแยกชื่อเป็นส่วนแรกและนามสกุลเป็นส่วนที่สอง โดยใช้สูตรที่แตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับตำแหน่งของตัวอักษร บทความนี้จะมาแนะนำวิธีการแยกชื่อนามสกุลโดยใช้ฟังก์ชันต่างๆ ใน Excel
1. ใช้ LEFT และ RIGHT Function
หลักการของ LEFT และ RIGHT Function นั้นคือการดึงข้อมูลออกมาจากด้านซ้าย หรือด้านขวา โดยใช้ตัวแปรจำกัดความยาวของตัวอักษร จึงสามารถนำไปใช้ในการแยกชื่อนามสกุลได้ ตัวอย่างการใช้งาน LEFT Function สำหรับแยกชื่อนามสกุลที่มีชื่อเอกสารเป็น “นายสมชาย ใจดี” คือ
=LEFT(A2,FIND(” “,A2,1)-1)
ซึ่งจะตัดช่องว่างออกจากตำแหน่งแรก กับ RIGHT Function ที่ใช้ในการแยกนามสกุลได้ดังนี้
=RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND(” “,A2,1))
2. ใช้ FIND และ LEN Function
หลักการของ FIND และ LEN Function คือการค้นหาตัวอักษรในสตริงและการแสดงความยาวของสตริง สามารถนำมาใช้ในการแยกชื่อนามสกุลได้เช่นกัน ตัวอย่างการใช้งาน FIND และ LEN Function สำหรับแยกชื่อนามสกุลที่มีชื่อเอกสารเป็น “นางสาว แมรี่ โจ็ค โก๊ะ” คือ
=LEFT(A2,FIND(“@”,SUBSTITUTE(A2,” “,”@”,LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2,” “,””))))-1)
หรือชื่อจะแสดงผล
=RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND(“@”,SUBSTITUTE(A2,” “,”@”,LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2,” “,””)))))
ซึ่งจะแสดงชื่อเป็น แมรี่ โจ็ค โก๊ะ
3. ใช้ MID Function
หลักการของ MID Function คือการแสดงสตริงที่อยู่ระหว่างตัวอักษรโดยใช้ตำแหน่งเริ่มต้นและจบของสตริง สามารถนำมาใช้ในการแยกชื่อนามสกุลได้ตามความจำเป็น ตัวอย่างการใช้งาน MID Function สำหรับแยกชื่อนามสกุลที่มีชื่อเอกสารเป็น “นางสาว สมศรี แดง” คือ
=MID(A2,FIND(” “,A2)+1,LEN(A2))
ซึ่งจะแสดงชื่อเป็น สมศรี แดง
4. ใช้ Text to Columns
Text to Columns เป็นฟังก์ชันที่ช่วยในการแยกข้อมูลเป็นส่วนย่อยๆ ตามลักษณะการแบ่งของข้อมูลในสตริง สามารถนำมาใช้ในการแยกชื่อนามสกุลได้ตามความจำเป็น ตัวอย่างการใช้งาน Text to Columns สำหรับแยกชื่อนามสกุลที่มีชื่อเอกสารเป็น “นางสาว สมศรี แดง” คือ
1) เลือกแถวของข้อมูลที่ต้องการแยก
2) คลิกที่ Table Tools และคลิก Text to Columns
3) เลือกคอลัมน์ที่ต้องการแยกเป็น column data และเลือก delimiters ที่ต้องการสำหรับแบ่งข้อมูล เช่น space
4) คลิก Finish เพื่อทำการแยกข้อมูลออกเป็นส่วนย่อยๆ
ผู้ใช้ Excel สามารถใช้ฟังก์ชันต่างๆ เพื่อแยกชื่อนามสกุลออกเป็นส่วนย่อย อย่างไรก็ตาม ในบางกรณี เดิมทีมีสิ่งที่รวมอยู่ในชื่อหรือนามสกุลของบุคคลที่ไม่เกี่ยวข้อง เช่น คำนำหน้าชื่อนายหรือนางสาว คำนำหน้านามสกุลของบุคคลที่สมัครสมาชิก การตัดข้อมูลดังกล่าวออกเป็นส่วนย่อยๆ จะช่วยให้ได้รับข้อมูลที่ถูกต้องและสามารถนำมาใช้งานอย่างเหมาะสมในอนาคตได้อย่างง่ายดาย
